Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки. Как бюджетное учреждение может приобрести трудовые книжки? Трудовые книжки учет в бухгалтерии проводки бюджет
Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.
Где отражают учет трудовых книжек
Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.
Что с печатью?
Федеральным законом от 06.04.15 г. № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».
В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:
- на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
- при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.
Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:
- если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
- в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.
Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.
Бухгалтерский учет
Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты):Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;
Д-т 73 (70), К-т 91-1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;
Д-т 91-2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.
Что будет за нарушение правил?
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:
- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Приобретение трудовых книжек работодателем: как отразить в бухгалтерском учете приобретение и выдачу трудовых книжек для сотрудников, отражение НДС в стоимости - читайте в статье.
Вопрос: Как правильно сделать проводки:1. Были приобретены трудовые книжки для сотрудников Д 10 К 60 2. Выданы трудовые книжки Д 70 К 90.01 При приеме к учету трудовых книжек, НДС был включен в их стоимость. Исчислять теперь НДС на эту стоимость или сделать в том числе, но если в том числе то сумма НДС будет убыток
Ответ: При получении бланков трудовых книжек сделайте следующие записи:
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации ».
Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы трудовые книжки;
Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 006 - приняты к учету бланки трудовых книжек.
Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.
В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:
Дебет 70 Кредит 73 - возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 73 Кредит 91-1 - признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником;
Дебет 91-2 Кредит 10 - списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации;
Кредит 006 - списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).
Обоснование
Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения
Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.
Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных .
В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
- материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
- товаров на счете 41 «Товары».
Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).
Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
При получении бланков сделайте следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы трудовые книжки;
Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 006
- приняты к учету бланки трудовых книжек.
Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.* Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).
В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:*
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 73 Кредит 91-1
- признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.
При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).
Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.
Кредит 006
- списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.
Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и Налогового кодекса РФ.
Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006 . Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ , письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению.
П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.
В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.
В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».
Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.
Порядок приобретения бланков
Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее - Порядок).
Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них .
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
К сведению
Свернуть Показать
В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:
Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).
Административная ответственность
Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
- на предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Назначаем ответственное лицо
По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.
Пример 1
Свернуть Показать
Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).
Пример 2
Свернуть Показать
Учет трудовых книжек
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей
Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.
Пример 3
Свернуть Показать
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).
К сведению
Свернуть Показать
В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:
- Кредит 006 - списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.
Пример 4
Свернуть Показать
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Образец заполнения см. в Примере 5.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.
Пример 6
Свернуть Показать
К сведению
Свернуть Показать
К сведению
Свернуть Показать
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).
Архивные сроки
Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):
- трудовые книжки, которые не были востребованы, - 75 лет;
- документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - 5 лет.
Приобретение и выдача трудовых книжек. При заключении трудового договора с сотрудником, который устраивается на работу впервые, учреждение должно оформить ему трудовую книжку. Поступить так нужно и в случае, если трудовая книжка уже была оформлена, но она потеряна или повреждена (тогда новая оформляется по заявлению работника).
Приобретение бланков трудовых книжек
Чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правила).
Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. , Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).
Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика. Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил).
Правда, это не относится к следующим случаям:
1) неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил);
2) массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций – экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств (п. 34 Правил).
Учет бланков
Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности (БСО). Они выдаются лицу, ответственному за их ведение, по заявке. По окончании каждого месяца ответственный работник должен представлять в бухгалтерию отчет о наличии БСО и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением ПКО кассы организации (п. 42 Правил). Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладыши в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (ф. 0504816).
Учет бланков и вкладышей осуществляется, во-первых, в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет бухгалтерия. Ее форма утверждена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69). В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Отсутствие данного документа чревато судебными разбирательствами (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 9 марта 2010 г. № А32-2578/2009).
Во-вторых, учет бланков и вкладышей ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению № 69). Этот документ ведет кадровая служба (или другое подразделение учреждения), оформляющая прием и увольнение работников. В книге регистрируют трудовые книжки, принятые от работников при поступлении, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, возвращенные им при увольнении с работы.
Следует отметить, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил).
Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).
Налогообложение
Согласно позиции Минфина России, выдача трудовых книжек работникам за плату является реализацией и облагается налогом на добавленную стоимость (письма от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 , от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 , от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).
Хотя следует отметить, что в Налоговом кодексе РФ нет конкретного ответа на вопрос, возникает ли у работодателя обязанность начислить НДС при выдаче трудовой книжки новому работнику. При этом письма Минфина России носят информационно-разъяснительный характер.
На взгляд автора, трудовая книжка, заполненная на конкретного работника, не является товаром для реализации. Кроме того, выдавать сотрудникам трудовые книжки требует трудовое законодательство (здесь нет волеизъявления налогоплательщика), и поэтому такая операция не признается реализацией и НДС не облагается.
Важно запомнить
Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности, поэтому их выдача и учет ведутся в особом порядке.
Учреждение обязано всегда иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Учитывать их следует по определенным правилам. В этой статье мы подробно рассмотрим порядок хранения и бюджетный учет трудовых книжек.Об учете и хранении
Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, а также заполненные документы в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила). Там, в частности, сказано, что такие бланки следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Кроме того, учреждение должно вести:
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя, а также скреплены печатью учреждения.
В приходно-расходной книге ответственный работник записывает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши. Также там следует указать когда (дата), кому (Ф.И.О., должность), в каком количестве, каких серий и номеров и на какую сумму были выданы бланки.
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении .
Кто заплатит за бланк книжки?
По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).
Бюджетные подробности
Расходы на приобретение бланков трудовых книжек следует относить на подстатью 226 «Прочие услуги». Поступление и расход самих бланков трудовых книжек и вкладышей в них отражают на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». При этом их учетная цена, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк.
Списывают израсходованные, а также испорченные бланки только по акту о списании бланков строгой отчетности (п. 236 Инструкции по бюджетному учету).
Проводки, которыми отражают операции по учету трудовых книжек и затраты на их приобретение, таковы:
